Abstrak
Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat
dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola.
Pengelolaan informasi semakin penting seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis
yang setiap saat membutuhkan informasi yang akurat dan demi pelayanan yang
memuskan pada para pelanggan.
Akibat perkembangan lembaga yang dikelolanya manajer tidak hanya mengelola
sumber daya fisik saja, tetapi juga sumber daya konseptual. Sumber daya
konseptual sangat abstrak sehingga sulit untuk dikelola. Cara pengelolaannya
adalah dengan mengubah menjadi simbol-simbol yang memiliki value(nilai),
sehingga dapat dikalkulasi. Cara pengelolaan sumber daya koseptual ini yang
paling tepat adalah dengan menggunakan bantuan mesin, dalam hal ini komputer.
Dengan demikian sistem informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola
atauberbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer tersebut lebih dikenal
sebagai (computer-based information system)atau CBIS.
Pengertian CBIS
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information
System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi
yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi,
sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing
istilah tersebut.
Data
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan
kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu
informasi.
Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih
berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata
dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari
beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki
kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem
tersebut.
Pentingnya Manajemen Informasi Dalam Perusahaan
Manajemen
informasi sebagai suatu sumber mempunyai pola yang sama. Manajer bertanggung
jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang
dapat digunakan. Ia harus memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan
dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula,
sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen.
Yang terakhir, manajer harus membuang informasi yang kuno, tidak lengkap, dan
salah, dan menggantinya dengan informasi yang dapat digunakan. Semua aktifitas
ini disebut manajemen informasi atau Information Management.
Minat
terhadap manajemen informasi telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini,
yaitu tidak hanya dalam dunia bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber
dikelola. Dua alasan utama mengenai hal ini adalah karena meningkatnya
kekompleksan tugas manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan
pemecahan masalah yang lebih baik.
Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen
Berikut adalah hal-hal yang mempengaruhi meningkatnya kekompleksan
tugas manajemen:
Pengaruh Ekonomi Internasional
Perusahaan dengan berbagai ukuran sekarang ini menjad subjek bagi
pengaruh ekonomi yang datang dari mana saja diseluruh dunia. Hal ini dapat
dilihat dalam engaruh pada nilai dolar US dalam perbandingannya dengannilai mata
uang asing yang mempunyai keseibangan ekspor.
Meningkatnya kekompleksan Teknologi
Kita dapat melihat ontoh teknologi dalam bisnis setiap hari, yaitu
bar code scanner yang ada ada supermarket, sistem reservasi pelabuhan udara
yang menggunakan komputer, mesin teller otomatis dan closed-circuit television
dalam garasi parkir.
Penyusunan Kerangka Waktu
Manajer harus bertindak secara cepat untuk merespon tekanan dari
pelanggan, pesaing, dan pengendali stok. Setap jengkal operasi bisnis bergerak
dengan cepat sekarang ini daripada yang terjadi sebelumnya. Perwakilan
penjualan (sales representative) melingkup keseluruh wilayahnya dengan
menggunakan jet, pesanan penjualan ditransmisikan ke kantor pusat melalui
satelit, dan pengiriman pesanan disampaikan ada hari itu juga.
Tekanan
Pesaing
Keinginan untuk
beroperasi dengan cara yang paling efisien telah diperkuat dengan meningkatnya
persaingan untuk mendapatkan dolar dari para pelanggan. Tekanan bukan saja
berasal dari perusahaan domestik, namun juga oleh perusahaan di luar negri.
Tekanan
Sosial
Tidak semua tekanan yang
bersfat lingkungan merupakan ciri dari produksi, namun secara ironis, non
produksi un mengakibatkan tekanan yang beesifat lingkungan. Hal ini benar dalam
kasus adanya ketidaksenangan dari masyarakat yang tidak mengnginkan adanya
produk atau jasa tertentu.
Keberadaan
Alat Untuk Memecahkan Masalah
Semetara tugas Manajer menjadi lebih kompleks, ada usaha untuk
meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada
teknik kwantatif dan peralatan elektronik, seperti komputer. Selama tahun
1950-an, matematika tingkat lanjut digunakan untuk memecahkan masalah bisnis,
basanya dalam bidang manufaktur. Usaha awal ini disebut operation Research
(OR). Selama tahun 1960-an, istlah management science dikenal sebagai metode
kwantatif yang deiterapkan dalam skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan
marketing.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
SIA adalah Organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sistem Akuntansi:
·
Formulir/
dokumen/media:
Merupakan dokumen
yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
·
Jurnal :
Merupakan catatan akuntansi pertama
yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan
dan data lainnya.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi:
Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi
·
Dalam
pengembangan sistem srngkali ditujukan unt menghemat biaya, shg unt
menghasilkan informasi keuangan perlu dipertimbangkan antara manfaat yg
diperoleh dg pengorbanan yg dikeluarkan, jika pengorbanan unt memperoleh
infrmsi lebih besar dr manfaat yg diperoleh, sistem yg ada perlu dirancang
kembali unt mengurangi pengorbanan
Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern
·
Karena dengan cara memperbaiki tingkat
keandalan informasi dan menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban
dan perlindungan kekayaan perusahaan, shg pengembangan sistem akuntansi dapat
pula ditujukan unt memperbaiki pengecekan intern agar informasi yg dihasilkan
oleh sistem dpt dipercaya
Memperbaiki informasi yang dihasilkan
oleh sistem yang sudah ada :
·
Mengenai mutu, ketepatan penyejian dan struktur
informasi yg sesuai dengan tuntutan manajemen
Menyediakan informasi bagi pengelolaan
usaha baru:
- Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi apabila prsh
baru didirikan ( dlm hal ini diperlukan pengembangan sistem akuntansi yg
lengkap) atau prsh menciptakan usaha baru yang berbeda dg usaha yg sudah
dijalankan ( memerlukan tdk selengkap yg baru )
Sistem Akuntansi Untuk Melaksanakan Bisnis
Ada beberapa contoh sistem akuntansi yg digunakan diantaranya :
·
Sistem
Pembayaran melalui Perbankan yg mengembalikan cancelled check kpd
pembuat cek,
·
Sistem
penjualan polis
·
Sistem
penjualan Over the counter Sale,
·
Sistem
Penjualan – COD Sale ( cash on delivery sale )
Sistem akuntansi persediaan
Yang terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:
·
Prosedur
pencatatan harga pokok produk jadi
·
Prosedur
pencatatan harga pokok produk yang dijual
·
Prosedur
pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
·
Prosedur
pencatatan harga pokok produk dalam proses
·
Prosedur
pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
·
Prosedur
pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke pemasok
·
Prosedur
permintaan dan pengeluaran barang gudang
·
Prosedur
pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke gudang
·
Prosedur
penghitungan fisik persedian
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara
umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan
untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah
organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem
Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”.
SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan
berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi
dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita
yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan
diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.
Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah
disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya
terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :
Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem
informasi, dan seterusnya.
Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan
seterusnya.
Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan
seterusnya.
Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan
seterusnya.
Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah
sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah
fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat
menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat
diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.
DATA >> INFORMASI >> PENGETAHUAN
Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang
usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan,
kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi
yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi
dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah
aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada
database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim
ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa
tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka
butuhkan.
Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses
manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran,
perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian,
penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan,
penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing
tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam
pelaksanaannya.
Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan
dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam
rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan
informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang
kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal
organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak.
Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup
bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah
tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam
penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya
manusia.
Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi
memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng
umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu
Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats
(Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu
dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi
menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh
organisasi tersebut.
Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui
penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal
yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko
dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan
strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses
perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana),
who(siapa), why(mengapa), dan how(bagaimana).
Penyusunan Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja
jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam
penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan
secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu
hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian
rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan
operasional.
Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara
formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang
telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok
orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat
berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi
lainnya.
Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari
apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang
yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara
keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja
tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua
satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem
informasi yang baik.
Penggerakan SDM
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting
dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif
memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi
jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi tentang
standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi lainnya
yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi
menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.
Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting
dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah
organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan
manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus
diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi,
ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi
produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan
operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan
berbagai informasi yang tepat pula.
Pengawasan
Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh
kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat
berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan
produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas
memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai
kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
Penilaian
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga
sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara,
penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui
pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik
lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
Sistem Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil
penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan
manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen
puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan
supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas,
efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat
terwujud secara maksimal.
Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam
pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta
menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM
yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM
menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat
dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi,
mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol,
meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi
atau proses keuangan, dan lain sebagainya.
Referensi:
