Sistem Informasi
Akuntansi Perusahaan Jasa Outsourcing
Studi Kasus :
PT.Cakrawala Matra Indonesia
Abstrak
PT.Cakrawala
Matra Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa outsourcing. Setiap perusahaan tentunya memiliki catatan
dan laporan atas transaksi yang dilakukan, sehingga diperlukan sebuah sistem
yang dapat merangkum dan menghitung seluruh pencatatan tersebut. Proyek akhir
ini menyajikan sebuah Sistem Informasi Akuntansi Keuangan berbasis desktop,
sehingga dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan keuangannya. Staf
keuangan akan mengolah data-data transaksi yang ada, dan kemudian akan
ditampilkan dalam bentuk laporan keuangan yang bisa dilihat oleh Admin.
Sistem
ini dibangun menggunakan VB.NET sebagai bahasa pemrogramannya dan Microsoft SQL Server 2005 sebagai basisdatanya. Sistem ini dapat
mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi jika menggunakan sistem
pencatatan manual, dan tentunya dapat membantu pihak perusahaan untuk menghasilkan
laporan keuangannya.
Kata Kunci : Sistem
Informasi Akuntansi, Laporan Keuangan, VB.NET, Microsoft SQL Server 2005, Outsourcing.
I.
Pendahuluan
Teknologi
informasi yang semakin berkembang saat ini tentunya sangat membantu kita dalam mendapatkan dan mengolah
sebuah informasi, terlebih lagi dalam dunia pekerjaan. Penggunaan sistem berbasis
komputer dalam bidang keuangan mungkin sudah tidak asing lagi dalam sebuah perusahaan/badan
usaha, karena keuangan merupakan faktor yang sangat mempengaruhi tumbuh
kembangnya sebuah perusahaan. Outsourcing atau alih daya merupakan proses
pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain
diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor,
koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Biasanya
outsourcingditerapkan pada perusahaan jasa, yang kegiatan usahanya ditujukan
untuk memperoleh pendapatan/penghasilan melalui pelayanan jasa-jasa tertentu,
berbeda dengan perusahaan dagang yang memperoleh pendapatan dengan menjual produk
kepada konsumen.
PT.
Cakrawala Matra Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
outsourcing. Tentunya
setiap perusahaan memiliki catatan dan laporan atas transaksi yang dilakukan, sehingga
diperlukan sebuah sistem yang dapat merangkum dan menghitung seluruh pencatatan
tersebut. Maka dari itu penulis ingin membuat sebuah Sistem Informasi Akuntansi
Keuangan berbasis desktop yang akan membantu perusahaan untuk mengatur laporan
keuangannya. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.NET dan
Microsoft SQL
Server 2005 untuk basis datanya.
II.
Isi
1.
Tinjauan
Pustaka
1.1 Review Penelitian Terdahulu
Sistem
informasi akuntansi ini memiliki beberapa referensi, yaitu referensi dari review penelitian terdahulu terhadap tugas
akhir oleh angkatan sebelumnya. Tugas akhir yang menjadi bahan penelitian
terdahulu adalah “Penyusunan Laporan Keuangan Pada Toko Mulia Petshop Pekanbaru”
yang disusun oleh Suzanna, angkatan 2004. Dalam tugas akhir tersebut memiliki perbedaan
dengan tugas akhir yang akan dibuat, dimana pada TA sebelumnya tidak terdapat cara otomasi
terhadap penyusunan laporan keuangan pada took tersebut. Kemudian Toko Mulia Petshop tersebut
merupakan sebuah badan perseorangan
yang bergerak
dalam bidang jual beli barang dan jasa yang berhubungan dengan binatang
peliharaan. Sedangkan pada TA yang akan dibuat ini, memiliki kelebihan berupa sistem
otomasi pada penyusunan laporan keuangan pada sebuah perusahaan yang bergerak
di bidang jasa outsourcing.
1.2 Konsep Dasar Akuntansi
Jika ditinjau dari dua sisi, yaitu dari kegiatan dan dari
segi informasi yang dihasilkan dapat disimpulkan bahwa akuntansi merupakan
suatu seni mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan untuk mendapatkan
informasi yang bersifat keuangan yang dibutuhkan sebuah organisasi agar dapat
beroperasi secara efisien. Sehingga dapat disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan
untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam
perusahaan (manajemen) dan pihak di luar perusahaan (investor, pemegang saham,
klien).
1.2.1
Akun
Transaksi-transaksi
yang terjadi dalam suatu periode sangat mempengaruhi penambahan atau pengurangan
berbagai jenis aktiva, kewajiban, modal, pendapatan dan beban. Untuk itu diperlukan
catatan tersendiri untuk menunjukkan kenaikan maupun penurunan setiap pos laporan keuangan
yang disebut akun (account). Klasifikasi akun-akun
tersebut antara
lain :
a.
Aktiva(assets) adalah sumber daya yang dimiliki
perusahaan yang berguna pada waktu sekarang dan waktu yang akan datang. Sumber
daya ini dapat berbentuk fisik ataupun hak yang mempunyai nilai ekonomis.
Contoh aktiva yaitu: kas(uang tunai), piutang usaha, perlengkapan, beban
dibayar di muka, asuransi, peralatan, tanah, dan hak paten.
b.
Kewajiban
(liabilities)adalah utang kepada pihak luar (kreditor). Contoh kewajiban yaitu:
utang usaha, wesel bayar, dan utang upah. Pembayaran kas yang diterima sebelum
jasa diberikan kepada pembeli mengakibatkan terjadinya kewajiban kepada
pembeli. Komitmen terhadap pembeli ini sering disebut pendapatan diterima di
muka (unearned revenue).
c.
Ekuitas
atau modal pemilik (owner equity) adalah hak pemilik terhadap aktiva bisnis.
Akun yang menunjukkan kekayaan pemilik adalah akun modal. Akun penarikan
(prive) menunjukkan penarikan modal yang dilakukan pemilik untuk kepentingan
pribadi.
d.
Pendapatan
(revenue) adalah peningkatan modal pemilik yang diakibatkan oleh proses
penjualan barang atau jasa kepada pembeli. Akuntansi membedakan antara
pendapatan yang dihasilkan dari kegiatan utama perusahaan dan pendapatan dari
luar kegiatan utama. Pendapatan dari kegiatan utama perusahaan disebut
pendapatan usaha. Pendapatan dari luar kegiatan utama, misalnya sewa dan
pendapatan bunga, disebut pendapatan di luar usaha.
e.
Beban
(expenses) adalah pengorbanan ekonomis yang harus dilakukan oleh perusahaan
dalam rangka menghasilkan pendapatan. Beban dibedakan menjadi beban usaha dan
beban lain-lain. Beban usaha adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka
menjalankan kegiatan utama perusahaan. Beban lain-lain adalah beban yang secara
tidak langsung berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan. (Niswonger, 1999, hal.44). Untuk tujuan penyusunan
laporan keuangan, akun-akun diatas dibedakan sebagai akun riil (real
account)dan akun nominal (nominal account). Akun riil disajikan dalam neraca,
yang terdiri dari harta, kewajiban, dan modal. Sementara akun nominal disajikan
dalam laporan laba rugi, yang terdiri dari akun beban dan pendapatan.
1.2.2
Jurnal
Jurnal
merupakan buku harian untuk mencatat transaksi keuangan menurut urutan tanggal ke dalam kelompok akun debet
dan akun kredit. Jurnal disebut juga ‘book of original entry (buku catatan pertama), karena setiap
transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus dicatat dahulu dalam jurnal sebelum
dibukukan dalam buku besar. Bentuk jurnal dapat dilihat pada gambar dibawah ini
:
Gambar 2.1 Bentuk
jurnal
Keterangan:
·
Kolom
tanggal digunakan untuk mencatat tanggal, bulan, dan tahun terjadinya
transaksi.
·
Kolom
akun/keterangan digunakan untuk mencatat transaksi yang di debet dan di kredit,
disertai keterangan singkat tentang transaksi tersebut.
·
Kolom
ref. (referensi) digunakan untuk mencatat kode akun ketika ayat jurnal
dipindahkan ke buku besar. Sebelum dipindahkan, kolom ref. tetap dalam keadaan
kosong.
·
Kolom
debet digunakan untuk mencatat nilai transaksi.
·
Kolom
kredit digunakan untuk mencatat nilai transaksi.
·
Halaman
digunakan sebagai ref. pada buku besar.
1.2.3
Buku
Besar (Ledger)
Buku
besar adalah kumpulan akun yang saling behubungan dan merupakan satu kesatuan yang
digunakan dalam perusahaan. Bentuk buku besar yang dipergunakan suatu
perusahaan dapat berbeda-beda dan disesuaikan dengan kebutuhan. Bentuk
T adalah buku besar berbentuk huruf T. Buku besar ini merupakan buku besar yang
paling sederhana dan paling banyak digunakan.
Gambar
2.2 Bentuk Buku Besar T
Proses
pengelompokkan akun dari jurnal ke buku besar disebut posting. Berikut adalah cara melakukan posting dari Jurnal ke Buku Besar :
1. Pindahkan tanggal kejadian yang ada
dalam jurnal ke lajur tanggal pada buku besar yang bersangkutan.
2. Pindahkan jumlah debit atau jumlah
kredit yang ada dalam jurnal ke lajur debit atau kredit pada buku besar yang
bersangkutan. Jika menggunakan buku besar yang ada lajur saldonya maka langsung
dihitung saldonya.
3. Catat nomor kode akun ke dalam lajur
referensi sebagai tanda jumlah jurnal telah dipindahkan ke buku besar.
4. Catat nomor halaman jurnal ke dalam
lajur referensi buku besar setiap pemindahbukuan terjadi.
5. Penjelasan singkat dalam lajur
"keterangan" di jurnal, dapat dipindahkan ke lajur yang sama di buku
besar.
1.2.4
Saldo
Normal
Jumlah
kenaikan yang dicatat dalam akun biasanya sama atau lebih besar daripada jumlah
penurunan yang tercatat dalam akun tersebut. Karena itu, saldo normal dari
semua akun biasanya bernilai positif. Contoh: total debit dalam aktiva biasanya
akan lebih besar dari
total kredit.
1.2.5
Siklus
Akuntansi
Siklus
akuntansi merupakan tahapan urutan terjadinya transaksi dan peristiwa kegiatan akuntansi
dari awal sampai akhir periode akuntansi yang bersifat terus menerus dan tidak
terputus. Siklus ini terdiri dari tahap pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran,
dan pelaporan. Berikut adalah gambar siklus akuntansi secara umum :
Gambar 2.4 Siklus
akuntansi
1.3 Sistem Informasi Akuntansi
Informasi
akuntansi/keuangan berhubungan dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap
arus dana ke dalam perusahaan. Dana diperlukan untuk mendukung kegiatan
pemasaran, manufaktur dan kegiatan lainnya sehingga pengontrolan terhadap arus
dana sangat diperlukan agar penggunannya bisa efektif. Pada dasarnya informasi
akuntansi merupakan data yang dapat diolah sedemikian rupa, sehingga dapat
dijadikan bahan pertimbangan
dalam pengambilan keputusan. Informasi memegang peran yang sangat penting dalam
suatu perusahaan untuk mengetahui kegiatan apa yang telah terjadi di
perusahaannya, melakukan evaluasi kegiatan yang dilakukan. Apakah telah sesuai
dengan yang direncanakan dan menjamin agar data tersebut dapat diolah secara
efisien menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan tepat
waktu sehingga dalam pengolahan data
tersebut diperlukan
suatu alat yang dinamakan sistem informasi. Jadi Sistem Informasi Akuntansi
dapat diartikan sebagai suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial
dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak
ekstern.
Outsourcing
Menurut
definisi Maurice Greaver, Outsourcing(Alih Daya) dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan
dan hak pengambilan keputusannya
kepada pihak lain
(outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama.
Secara umum outsourcing merupakan
proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke
perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk
bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu
kesepakatan tertentu.
Perancangan
Proses tersebut
antara lain :
1.
Pengolahan
Data User Pada saat admin dan staf keuangan melakukan login pada sistem, maka
data yang digunakan adalah data login. Data user digunakan admin untuk
melakukan penambahan user, ubah status user, dan melihat user yang telah
terdaftar.
2.
Pengolahan
Data Akun Proses ini sepenuhnya dilakukan oleh admin, seperti menambah akun dan
mengubah akun yang ada dengan mengolah data akun.
3.
Edit
Jurnal Edit jurnal dilakukan oleh staf keuangan, data berasal dari akun-akun
yang telah dibuat oleh admin sebelumnya. Data yang diolah yaitu data jurnal, kemudian
data yang telah dirubah dapat dilihat oleh staf keuangan.
4.
Input
Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas Saat staf keuangan melakukan input transaksi
penerimaan kas, maka data kas masuk akan dicatat dalam jurnal yang kemudian
akan diposting dalam buku besar. Begitu juga saat melakukan input transaksi
pengeluaran kas, data akan dicatat kemudian akan diposting dalam buku besar.
5.
Pengolahan
Data Pegawai dan Data Klien Proses ini dilakukan oleh staf dengan mengolah data
pegawai dan data klien, misalnya menambah, merubah informasi, dan mengubah
status pegawai maupun klien.
6.
Laporan
Admin dan staf dapat melihat seluruh laporan keuangan yang ada, diantaranya
Laporan Laba Rugi, Laporan Laba Ditahan, Laporan Neraca, dan Laporan Arus Kas.
Pengujian Dan
Analisa
Dilakukan
analisa sistem agar sistem dapat berjalan sesuai tujuan dan memperolehmanfaat yang
maksimal. Adapun metode yang digunakan untuk menganalisa sistem ini adalah
melalui kuisioner. Data yang diambil berdasarkan lembar kuisioner yang diisi
langsung oleh koresponden (dalam hal ini adalah karyawan dari PT.Cakrawala Matra
Indonesia) yang sebelumnya telah melihat dan menguji fasilitas yang ada pada
aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Keuangan Perusahaan Jasa Outsourcing ini. Jumlah koresponden yang telah mengisi
kuesioner ini adalah sebanyak 3 orang koresponden yang merupakan karyawan dan pemilik
dari PT.Cakrawala Matra Indonesia Adapun hasil analisa yang didapat setelah diadakan
kuesioner adalah:
1.
Dari
3 orang koresponden, 2 orang diantaranya menyatakan pemahaman mengenai ilmu
akuntansi mereka baik, sehingga tidak terlalu mengalami kesulitan dalam
menggunakan aplikasi ini.
2.
Dari
3 orang koresponden, 2 orang diantaranya menyatakan sistem ini baik dalam
membantu pekerjaan mereka, sehingga tujuan dari pembuatan sistem
ini tercapai yaitu untuk menyediakan suatu informasi akuntansi bagi pihak
internal perusahaan.
3.
Dari
3 orang koresponden, 67% responden atau 2 orang diantaranya menyatakan sistem
ini sangat baik dalam mempengaruhi kinerja perusahaan.
4.
Dari
3 orang koresponden, 2 orang diantaranya menyatakan mendapatkan kemudahan
setelah menggunakan sistem ini, dan 1 orang memberikan nilai 1 atau cukup untuk
kemudahan yang didapatkan setelah menggunakan sistem ini.
5.
Dari
3 orang koresponden, 2 orang diantaranya menyatakan bahwa tingkat akurasi
perhitungan keuangan menggunakan sistem baik jika dibandingkan dengan secara
manual. Sehingga manfaat pembuatan sistem ini yaitu untuk memperbaiki informasi
akuntansi yang sudah ada secara manual, ketepatan penyajian maupun struktur
informasi telah tercapai.
6.
Dari
3 orang koresponden, 2 orang diantaranya menyatakan cukup untuk kelengkapan
informasi pada sistem ini dan 1 orang menilai baik. Hal ini berarti dapat
dilakukan penambahan informasi-informasi yang terdapat di dalam sistem ini
untuk kemajuan sistem.
Dari
data-data di atas, Sistem Informasi Akuntansi ini dianggap memberikan manfaat
yang baik dibandingkan dengan sistem pencatatan manual yang digunakan
sebelumnya. PT.Cakrawala Matra Indonesia yang sebelumnya belum memiliki laporan
keuangan secara terstruktur, kini dapat menggunakan sistem untuk menghasilkan
laporan keuangan untuk perusahaan. Aplikasi ini dapat mempercepat proses
perhitungan laporan keuangan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pelaporan.
III.
Kesimpulan
Setelah
melakukan analisa, perancangan dan implementasi pada aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Keuangan
Peruasahaan Jasa Outsourcing, dapat disimpulkan bahwa:
1.
Aplikasi
ini dirancang untuk membantu PT.Cakrawala Matra Indonesia dalam pencatatan
transaksi keuangan.
2.
Aplikasi
ini membantu PT.Cakrawala Matra Indonesia untuk dapat mengatur kegiatan
keuangan yang berhubungan dengan perusahaan dan menghasilkannya dalam bentuk
laporan keuangan.
Referensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar