Perencanaan
1.Proses Perencanaan
Pengertian Perencanaan
Perencanaan secara umum biasanya diartikan sebagai sesuatu yang akan dikerjakan untuk mencapai tujuan yang di inginkan. Tetapi dalam manajemen perencanaan mempunyai makna tersendiri yaitu proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai
tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Adapun 4 tahap dasar perencanaan, sebagai berikut :
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
. Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan
tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa
rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya
sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini
.
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di
capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan
adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang
akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa,
rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih
lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data
statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu
diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren
dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang
mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi
keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di
waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
.
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai
alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Adapun Bentuk-bentuk Perencanaan, yaitu:
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang
Faktor waktu dan perencanaan dalam manajemen
Faktor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
2. Waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan
tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-
alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan
memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi
perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali
dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan
derajat ketetapan perencanaan manajemen.
2. Penetapan Tujuan
Visi dan Misi organisasi :
Visi : Membentuk organisasi yang maju, berkembang, berprestasi dan mandiri.
Misi : Mengharumkan nama universitas ke tingkatan regional, nasional maupun internasional dengan segala prestasinya.
Tujuan dalam Manajemen
Stephen Robbins dan Mary Coulter
mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk
memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial.
Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai,
dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan
individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan,
sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Tujuan Organisasi
Agar manajemen dapat diterapkan dengan berhasil dalam setiap kegiatan kerjasama manusia dalam mengejar apa yang mereka inginkan maka perlu ditemukan tujuan dan hasil akhir yang ingin dicapai. Beberapa ahli mengungkapkan :
a. Peter Ducker
Management by objective adalah manajemen berdasarkan sasaran dimana setiap tindakan dan akibatnya diarahkan, sehingga merupakan sumber utama daripada kemakmuran yang bisa menjamin kontinuitas hidup daripada kegiatan suatu organisasi.
b. Henry G. Hodges
Suatu pernyataan tujuan yang jelas dan lengkap akan merupakan suatu pendahuluan yang diperlukan untuk semua aktivitas, karena organisasi adalah suatu alat untuk mengurus usaha sehingga tujuan usaha itu harus dirumuskan dengan jelas sebelum organisasi itu berjalan.
c. Paul Hersey and Kennet Blanchard:
Lima kriteria “SMART” agar tujuan efektif:
Spesific : tujuan dan sasaran harus menunjuk kepada sesuatu indicator
Measurable : harus bisa dhukur sehingga harus dinyatakan dalam satuan (unit) atau angka-angka.
Accurate atau tepat : berada dalam ruang lingkup tanggung jawab sendiri, ditetapkan berdasarkan hasil analisis atau tebak-tebakan.
Realistic : yakin akan bisa dicapai, bukan sebuah angan-angan belaka.
Time Bound atau Time Related : menunjuk kepada jangka waktu tertentu, apakah perhari, perminggu, perbulan atau pertahun.
d. Mondy dkk
Tiga macam tujuan utama organisasi :
-Tujuan ekonomi (economic objective) : kelangsungan hidup untuk mendapat laba dan
pertumbuhan.
-Tujuan jas (service objective) : memberikan benefit kepada masyarakat.
-Tujuan Personal (personal objective) : tujuan individu dan kelompok dalam organisasi.
e. Drs. Sutarto
Mengkonstatir adanya kepentingan-kepentingan perumusan tujuan organuisasi :
-Organisasi tanpa tujuan tidak ada artinya hanya merupakan penghamburan uang belaka.
-Organisasi didirikan untuk menghasilkan hasil tertentu.
-Dasar daripada organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan.
-Maksud dan tujuan dari pada organisasi harus selalu ditinjau oleh kekuasaan yang lebih tinggi
-Tujuan juga penting menyediakan informasi kepada anggota organisasi. Anggota diberitahukan tentang lingkup tugas, petunjuk pengamailan keputusan, sebagai metode motivasi, standar kinerja yang rasional untuk pengorganisasian
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Tujuan Organisasi
Agar manajemen dapat diterapkan dengan berhasil dalam setiap kegiatan kerjasama manusia dalam mengejar apa yang mereka inginkan maka perlu ditemukan tujuan dan hasil akhir yang ingin dicapai. Beberapa ahli mengungkapkan :
a. Peter Ducker
Management by objective adalah manajemen berdasarkan sasaran dimana setiap tindakan dan akibatnya diarahkan, sehingga merupakan sumber utama daripada kemakmuran yang bisa menjamin kontinuitas hidup daripada kegiatan suatu organisasi.
b. Henry G. Hodges
Suatu pernyataan tujuan yang jelas dan lengkap akan merupakan suatu pendahuluan yang diperlukan untuk semua aktivitas, karena organisasi adalah suatu alat untuk mengurus usaha sehingga tujuan usaha itu harus dirumuskan dengan jelas sebelum organisasi itu berjalan.
c. Paul Hersey and Kennet Blanchard:
Lima kriteria “SMART” agar tujuan efektif:
Spesific : tujuan dan sasaran harus menunjuk kepada sesuatu indicator
Measurable : harus bisa dhukur sehingga harus dinyatakan dalam satuan (unit) atau angka-angka.
Accurate atau tepat : berada dalam ruang lingkup tanggung jawab sendiri, ditetapkan berdasarkan hasil analisis atau tebak-tebakan.
Realistic : yakin akan bisa dicapai, bukan sebuah angan-angan belaka.
Time Bound atau Time Related : menunjuk kepada jangka waktu tertentu, apakah perhari, perminggu, perbulan atau pertahun.
d. Mondy dkk
Tiga macam tujuan utama organisasi :
-Tujuan ekonomi (economic objective) : kelangsungan hidup untuk mendapat laba dan
pertumbuhan.
-Tujuan jas (service objective) : memberikan benefit kepada masyarakat.
-Tujuan Personal (personal objective) : tujuan individu dan kelompok dalam organisasi.
e. Drs. Sutarto
Mengkonstatir adanya kepentingan-kepentingan perumusan tujuan organuisasi :
-Organisasi tanpa tujuan tidak ada artinya hanya merupakan penghamburan uang belaka.
-Organisasi didirikan untuk menghasilkan hasil tertentu.
-Dasar daripada organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan.
-Maksud dan tujuan dari pada organisasi harus selalu ditinjau oleh kekuasaan yang lebih tinggi
-Tujuan juga penting menyediakan informasi kepada anggota organisasi. Anggota diberitahukan tentang lingkup tugas, petunjuk pengamailan keputusan, sebagai metode motivasi, standar kinerja yang rasional untuk pengorganisasian
Management By Objective
Management by objective atau MBO adalah pendekatan kedua untuk mencapai sasaran, pendekatan pertamanya adalah pendekatan tradisional. Pda pendekatan MBO , sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh
manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan
bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan
begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan
meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama,
negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan
banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan
bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk
bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga
kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar
formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah
manajemen puncak sendiri.
3. Perbuatan Keputusan
Tipe - tipe Keputusan
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1.Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh : Keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
2.Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : Keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
3.Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : Keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
Proses Pembuatan Keputusan
Pengambilan keputusan merupakan proses yang komleks yang memerlukan
penanganan yang serius. Secara umum, proses pengambilan keputusan
meliputi tujuh langkah beriktu (Gibson dkk, 1987):
- Menerapkan tujuan dan sasaran : Sebelum memulai proses pengambilan keputusan, tujuan dan sasaran keputusan harus ditetapkan terlebih dahulu. apa hasil yang harus dicapai dan apa ukuran pencapaian hasil tersebut.
- Identifikasi persoalan : Persoalan-persoalan di seputar pengambilan keputusan harus diidentifikasikan dan diberi batasan agar jelas. Mengidentifikasikan dan memberi batasan persoalan ini harus tepat pada inti persoalannya, sehingga memerlukan upaya penggalian.
- Mengmbangkan alternatif : Tahap ini berisi pengnidentifikasian berbagai alternatif yang memungkinkan untuk pengambilan keputusan yang ada. Selama alternatif itu ada hubungannya, walaupun sedikit, harus ditampung dalam tahap ini. Belum ada komentar dan analisis.
- Menentukan alternatif : Dalam tahap ini mulai berlangsung analisis tehadap berbagai alternatif yang sudah dikemukakan pada tahapan sebelumnya. Pada tahap ini juga disusun juga kriteriatentang alternatif yang sesuai dengan tujuan dan sasaran pengambilan keputusan. Hasil tahap ini mungkin masih merupakan beberapa alternatif yang dipandang layak untuk dilaksanakan.
- Memilih alternatif : Beberapa alternatif yang layak tersebut di atas harus dipilih satu alternatif yang terbaik. pemilihan alternatif harus harus mempertimbangkan ketersediaan sumberdaya, keefektifan alternatif dalam memecahkan persoalan, kemampuan alternatif untuk mencapai tujuan dan sasaran, dan daya saing alternatif pada masa yang akan datang.
- Menerapkan keputusan : Keputusan yang baik harus dilaksanakan. Keputusan itu sendiri merupaka abstraksi, sedangkan baik tidaknya baru dapat dilihat dari pelaksanaannya.
- Pengendalian dan evaluasi : Pelaksanaan keputusan perlu pengendalian dan evaluasi untuk menjaga agar pelaksanaan keputusan tersebut sesuai dengan yang sudah diputuskan.
Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan bawahan
dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan
kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan
dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal
lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya.
karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen
akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan
secara kelompok atau tidak.
Referensi :
6.Modul Kuliah Komunikasi Organisasi, IPB.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar