Koordinasi dalam Manajemen

Kebutuhan akan Koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:

1.    Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)

bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2.    Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)

di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3.    Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)

merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi.

Masalah – masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Masalah-masalah ini terjadi karena adanya pembagian tugas, maka timbullah perbedaan dalam kegiatan pekerjaan. Perbedaan kegiatan tersebut dapat berpengaruh terhadap organisasi sehingga dapat menimbulkan masalah koordinasi.
Perbedaan sikap dan perilaku individu - individu menimbulkan masalah koordinasi, antara lain :
1. Adanya perbedaan dalam orientasi terhadap sasaran/ tujuan tertentu.
2. Adanya perbedaan dalam orientasi waktu.
3. Adanya perbedaan dalam orientasi antar pribadi
4. Adanya perbedaan dalam formalitas struktur organisasi
5. Adanya perbedaan jarak geografis.
6. Adanya perbedaan antar manusia karena faktor social, budaya, pandangan hidup serta latar belakang pendidikan.
7. Adanya perbedaan dalam ambisi.

Pendekatan-pendekatan untuk mencapai Koordinasi yang Efektif

Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
1. Teknik-Teknik Dasar Manajemen
a. Hirarki manajemen terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formar, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan arahan yang tepat.
b. Aturan dan prosedur, merupakan keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.
c. Penerapan rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk mengkoordinasikan melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
a. Investasi dalam sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
b. Menciptalkan hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.
Ada beberapa hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
a. Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
b. Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara mengubah karakter satuan organisasi.

Mekanisme – mekanisme Pengkoordinasian dasar

Dalam pengkoordinasian dasar qt harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan

Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi

Meningkatkan Koordinasi Potensial

Bila mekanisme pengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan di perlukan. Koordinasi potensial dapat di tingkatkan dalam dua cara, vertical dan menyamping (horizontal):

1.Sistem informasi vertical. Sistem informasi vertical adalah peralatan melalui mana data    disalurkan melewwati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di    dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah di kembangkan    dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi    internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi   dan pengawasan.

2.Hubungan-hubungan lateral (horizontal), melalui pemotongan rantai perintah,    hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan di    buat pada tingkat hierarki di mna informasi yang di butuhkan ada. Ada beberapa    hubungan lateral, yang dapat di perinci sebagai berikut:

a.Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja.

b.Peranan penghubung, antara yang menanggani komunitas antar departement sehingga      mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

c.Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan      pertemuan yang di jadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk      masalah-masalah khusus.

d.Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau      manajer proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus      memerlukan      tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari      seseorang.

e.Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan      anggaran oleh satuan-satuan  yang di intergrasikan dan implementasinya. Ini di      perlukan bila posisi pengintergrasian yang di jelaskan pada diatas tiddak secara efektif      mengkoordinasikan tugas tertentu.

Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memeperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling kontruktif yang dapat di ambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:

1.Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya tambahan    memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas di peringan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

2.Penciptaaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.Tehnik ini mengurangi kebutuhan    akan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan koordinasi. Kelompok tugas    yang dapat berdiri sendiri di serahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi    operasi (perusahaan).

Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. Berapa banyak informasai yang dibutuhkan organisasi untuk melaksanakn operasi-operasinya? Berapa besar kemampuan pemrosesan informasi ? Bilka kebutuhan lebih besar daripada kemampuan, organisasi harus menentukan pilihan: meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan. Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relative terhadap kebutuhan secara ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal.

Referensi:

http://khokouchiha.blogspot.com/2011/11/kebutuhan-akan-koordinasi_29.html

James. A.F. Stoner, dan R. Edward Freeman, Management, Edisi Kelima, Jakarta: Intermedia, Prentice Hall.

http://azure.ngeblogs.com/2009/09/15/mekanisme-mekanisme-pengkoordinasian-dasar.azure

http://misniawati.blogspot.com/2011/12/koordinasi-dalam-manajemen.html